Przygotowanie do zmiany jest bardziej kluczowe od samej zmiany. W każdym procesie zmian ważną rolę odgrywają liderzy, którzy potrafią zachować równowagę między tym co musi się zmienić a tym co powinno zapewnić stabilność organizacji i bezpieczeństwo psychologiczne pracowników. Wszyscy interesariusze powinni mieć także świadomość, że każdy zespół ma określoną wydolność a pozytywne rezultaty zmian już w prowadzonych ułatwią wprowadzenie kolejnych. To tylko część wniosków z seminarium ZUSLab „Zarządzanie zmianą przez instytucje publiczne” które obyło się w Centrali ZUS w Warszawie.
W seminarium wzięli udział reprezentanci administracji publicznej, środowisk naukowych oraz praktycy specjalizujący się we wdrażaniu zmian.
„Podstawowym zadaniem instytucji publicznej jest służyć klientom. Mamy perspektywę klientocentryczną. To oznacza, że wszystkie nasze działania muszą poprawiać jakość pracy na rzecz obywateli. Z tego też względu pomocna jest technologia, która ma służyć temu, żebyśmy mogli być bardziej efektywni” – podkreślił prezes ZUS Zbigniew Derdziuk na inauguracji kolejnego seminarium ZUSlab.
„Jeśli czymś zarządzamy, to cały czas to zmieniamy. Ważne jest to, że zmiana się nie ziści, jeśli nie nadana się jej odpowiednio wysokiej rangi. Odniosę się do przykładu deregulacji: usłyszeliśmy od premiera, że to priorytet i przypominamy o tym w rządzie regularnie” – mówił minister Maciej Berek, członek Rady Ministrów, przewodniczący Komitetu Stałego Rady Ministrów.
Prof. Piotr Wachowiak, rektor Szkoły Głównej Handlowej (SGH) w Warszawie, podkreślał podczas seminarium: „Podstawowym celem zarządzania zmianą jest podniesienie sprawności organizacji, jednak zbyt często zmiany doprowadzają do jej obniżenia. Dlatego tak ważne jest staranne przygotowanie do wprowadzania każdej zmiany”.
„Wdrażając zmianę trzeba się zastanowić jak wyczuć gdzie jest granica wydolności organizacji – żeby jej nie przekroczyć. Jak ją przekroczymy, to nie zrealizujemy zmiany i będziemy mieli dodatkowo negatywne konsekwencje w funkcjonowaniu instytucji, którą chcieliśmy zmienić” – zaakcentował minister Maciej Berek.
Spotkanie poświęcono analizie kluczowych czynników umożliwiających instytucjom takim jak ZUS skuteczne podejmowanie nowych wyzwań w zmieniającym się otoczeniu prawnym i technologicznym. Uczestnicy dyskutowali również m.in. o wpływie algorytmizacji, automatyzacji oraz sztucznej inteligencji na funkcjonowanie administracji. Szczególne miejsce w dyskusji miały również zagadnienia związane z równoczesnym wdrażaniem nowych zadań oraz utrzymaniem wysokiej jakości obsługi obywateli.
Prof. Piotr Wachowiak z SGH mówił o teoretycznym i praktycznym podejściu do sprawności instytucji publicznych w zarządzaniu zmianą. Przypomniał, że zarządzanie zmianą to proces, w wyniku którego organizacja staje się inną, niż była dotychczas.
„Ważne jest, żeby stała się nie tylko inna, ale żeby się stała lepsza. Zarządzamy zmianą po to, żeby nasze organizacje dostosowały się do zmieniających się warunków: rynkowych, technologicznych, organizacyjnych i kulturowych” – stwierdził rektor SGH.
Prof. Wachowiak zaznaczył, że najtrudniejsza do przeprowadzenia jest zmiana kulturowa: „Możemy nabyć nowe kompetencje, nowe umiejętności, ale przeprowadzenie zmian wartości, norm, pewnych zasad przy zarządzaniu zmianą jest najtrudniejsze”.
„Musimy zawsze sobie odpowiedzieć, czy zmiana, stopień sformalizowania, nie doprowadzi do obniżenia sprawności organizacji. Są dwa podstawowe parametry sprawności: ekonomiczność i skuteczność. Ekonomiczność to efekty, które przewyższają nakłady. Jeśli nie przewyższają, to, niestety, zmiana nie będzie zmianą sprawności. Skuteczność zaś to doprowadzenie do określonego celu” – wskazał prof. Piotr Wachowiak.
W panelu dyskusyjnym w drugiej części konferencji uczestniczyli: Renata Bielak, wiceprezes Głównego Urzędu Statystycznego (GUS) w Warszawie, Beata Pawlińska-Wiak, dyrektor II oddziału ZUS w Warszawie, Anna Pertkiewicz, kierownik działu ładu architektonicznego w Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej – Państwowym Instytucie Badawczym (NASK), Dorota Słowik, dyrektor departamentu kontrolingu w centrali ZUS oraz Zbigniew Derdziuk, prezes ZUS.
Uczestnicy panelu dyskutowali m.in. o wpływie algorytmizacji, automatyzacji oraz sztucznej inteligencji na funkcjonowanie administracji. Szczególne miejsce w dyskusji miały zagadnienia związane z równoczesnym wdrażaniem nowych zadań oraz utrzymaniem wysokiej jakości obsługi obywateli.
„Na liderach spoczywa odpowiedzialność, żeby pracownicy, wykonawcy decyzji, które zapadają czasami nawet ponad liderami, byli w stanie przygotować zespoły do tego, żeby odpowiednio do zmiany podejść i ją odpowiednio wdrożyć” – powiedziała podczas panelu prezes Renata Bielak z GUS.
Prezes Zbigniew Derdziuk podkreślił, że przed ZUS stają nie tylko zadania zewnętrzne, stawiane przez instytucje państwowe, ale jednocześnie wewnętrzne, jak modernizowanie działania Zakładu, przy ciągłym realizowaniu jego zadań.
„Dlatego, jak to wynika z moich doświadczeń, rolą menedżera jest bycie >>parasolem ochronnym<< dla naszego świata wewnętrznego, który oczekuje, że menedżer pełnić będzie rolę przewodnika i zabezpieczy odpowiednie zasoby do realizacji tego celu. W zarządzaniu zmianą ważne jest też pokazanie pracownikom, że możliwe jest wprowadzenie zmian w dobrym klimacie” – zaznaczył prezes Derdziuk.
Dodał, że jest dumny z tego, że w ZUS-ie znalazła się grupa liderów, którzy pozwolili na wprowadzenie tego dobrego klimatu.
„Niezależnie od tego, czy prezes jest w ten proces mniej lub bardziej zaangażowany, to zadanie jest wykonywane, bo mamy zespół odpowiedzialnych pracowników” – podkreślił Zbigniew Derdziuk.
Anna Pertkiewicz z NASK powiedziała, że kiedy zaczyna doradzać jako audytor w sprawie wprowadzenia zmian w jakiejś instytucji, to zaczyna od pracy z osobami zatrudnionymi tam na najniższym szczeblu, ponieważ gdy o planowanych lub już wprowadzanych zmianach dowiadują się dopiero po pewnym czasie, pojawia się u nich opór, czasami wręcz agresywny lub depresyjny.
„Owszem, muszą być grupy, które zarządzają całością, to są dyrektorzy odpowiadający za strategię, ale jest możliwość wciągnięcia do wprowadzania zmian pracowników na różnych szczeblach zarządzania, bo największą wiedzę o organizacji mają pracownicy” – wskazała Pertkiewicz.
Dyrektor Dorota Słowik z centrali ZUS zaznaczyła, że, jej zdaniem, w efektywnym wdrożeniu zmiany, kluczowe są dwa aspekty: przejrzysta, kompleksowa legislacja i zabezpieczenie, właśnie na poziomie legislacji, odpowiednich zasobów dla instytucji, które ją wdrażają.
„Warto, żeby w procesie przygotowania legislacji angażować instytucje, które następnie będą jej realizatorami. Są w nich pracownicy, którzy realizują merytorycznie te zadania, ale są również ci pracownicy, którzy są w pierwszej linii kontaktu z klientem. Wyzwaniem jest kwestia przywództwa, czyli wyznaczenia celu przez kierownictwo, tak żeby pracownicy wiedzieli, do czego dążą, co realizują, a następnie działanie na zasadzie kultury zaufania, współpracy, poczucia wspólności i jednego celu, do którego dążymy jako organizacja” – powiedziała dyrektor Słowik.
Dyrektor Beata Pawlińska-Wiak z II oddziału ZUS w Warszawie powiedziała, że wdrażając zmianę, musimy wiedzieć, „co chcemy zrobić, z kim chcemy to robić i jak to robić skutecznie” oraz zaangażować do tego odpowiednie osoby.
„To jest absolutne clue na każdym etapie wdrażania zmiany. Specjaliści będą z pewnością od tego, żeby wykonywać to zadanie w zmienionej formule, natomiast do komunikacji musimy zaangażować także tych, którzy są faktycznymi liderami. Nie zapominajmy też o tych, którzy w tej zmianie mają inne zdanie. My ich głosu nie >>zamiatamy pod dywan<<. My wręcz mówimy o tym, że bez nich ta zmiana się nie uda” – podsumowała dyrektor Pawlińska-Wiak.
Uczestnicy spotkania zgodzili się, że w każdym procesie zmian istotna jest odpowiednia komunikacja dopasowana do każdej istotnej grupy odbiorców.
Seminaria ZUSlab to inicjatywa mająca na celu budowanie przestrzeni do dialogu między praktyką a nauką, są prowadzone przez ekspertów w swojej dziedzinie – na każdym z nich poruszane są ważne i aktualne tematy z zakresu ubezpieczeń społecznych.
Relację z debaty można obejrzeć online – na kanale Elektroniczny ZUS na YouTube
Źródło informacji: PAP MediaRoom
Opublikował: Bart.
